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治安保卫重点单位--人员来访登记系统

更新时间:2012-7-12 15:39:56 标签:人员来访 门卫登记系统 访客易 访客管理系统 作者:德生访客易

     当前,机关单位、企事业单位门卫和前台来访登记管理大多数仍停留在“眼看、口问、手写”人工管理阶段,来访人员流动性大、来访人员信息不详、无法辨别证件真伪、人数统计查找困难等问题一直困扰众多单位。

    “治安保卫重点单位来访人员登记系统”通过人防和技防相结合,用户可实现“数字化登记、网络化办公、安全管理”,可以有效管理来访人员、正确记录人员信息、分辨证件真伪,大幅提升用户接待工作效率、服务品质和单位形象。

    以德生——访客易为例,(1) 智能化——了解单位、明确访问对象
    有的访客是第一次来访,对访问单位不是很了解,而且不明确此次访问应该对应哪个部门、哪个人或哪个楼层、哪个房间。
    传统方式:向门卫咨询,有的门卫对单位部门及人员并不熟悉,无法给访客以明确答案,而且,由于来访无确定被访对象,往往被拒之门外。
    智能化:点点鼠标,介绍单位,包括部门、职能、人员及电话、房间号等等,访客自行查询。根据单位需要,也可设置人员的日程安排,访客可查询到当前能否访问。同时,

    (2) 电话语音——直接建立与被访者的语音通道
    传统方式:门卫根据访客提供的信息,查询被访者电话号码,并电话联系,告知访客的姓名及事由。若访客多,门卫一一电话传答,累;且均为转告,姓名及事由往往说不清楚,费时费力。
    智能化:访客自行查询系统,点击被访者姓名(或照片),则自动进行电话语音呼叫。门卫可根据被访者提供的指示选择准入或禁入。

    (3) 扫描——身份证、工作证、介绍信等证件扫描存储
    传统方式:门卫一般只是查看一下证件,并不存储,事后不便追查。有的单位可能复印留存,但复印质量不佳、有的证件复印不方便、复印存在一定成本、复印件不易管理和查询、复印证件与访问时间的对应关系。
    智能化:结合软件,扫描存储当前访客的证件信息。对于已来访的访客,在软件中登记姓名时,会自动检测是否已存在记录,若已存在,门卫管理人员可根据情况选择不再录入或扫描,加快登记时间。

    (4) 数码拍照——数码像机(或数码摄像头)拍摄访客头像,与其它信息一起存储
    传统方式:无法存储访客照片信息,即便是复印证件,由于证件照片清晰度差和时效性差,因此可用性差。
    智能化:可设置数码相机或数码摄像头,在访客登记或呼叫被访者的同时拍摄照片并存储。姓名、单位等文字资料,加上扫描的证件信息和拍摄的照片信息,加上系统自动记录的来访时间信息、软件定义的被访者部门及人员信息,形成一套完整的访客来访数据资源。

    (5) 打印——系统自动打印会客单
    传统方式:访客需填写两栏的会客单,内容一般包括“访客姓名”、“单位”、“同行人数及姓名”、“证件名称及证件号”、“联系电话”、“被访者姓名及部门”、“访问事由”、“来访时间”等。访客填写,一是费时,二是字迹易潦草,三是内容易简单或验证困难。通常,访客拿会客单的一栏进入,由被访者签字,出门时再交给门卫,但忘记签字、出门不交的现象经常发生,久而久之,此制度难以继续执行。

    智能化:通过德生“访客易”的一系列配套功能,辅以微型打印机自动打印会客单。若门卫在计算机输入方面有困难,可以只打印出自动记录的信息,如来访时间、被访人姓名部门等,访客在打印的会客单上再填写姓名和单位信息,相对会节省填写的时间。

    (6) IC卡与门禁——
    智能化:由门卫登记管理时,根据被访者的所在,发放相应的IC卡,由访客刷卡进门。也可设置IC卡的密码的实效性,即在规定时间内可用。

 

 

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