过去人们都认为门卫的工作都是很简单的，因为每当我们经过门卫值班的地方时基本是看见他们在那里坐着，或者是站着，很轻松。但是他们的工作并不是那么的简单。因为交流的频繁，使来往的客流量增加，无形之中为门卫人员的工作带来许多问题，一不小心登记错了访客的信息，会造成很严重的后果。现在，有访客机可以替代这些工作。
以前人工登记在访客增多的情况下发挥的作用也是微乎其微了，再加入人手，对于成本就有些偏高，而使用访客 机完全可以全部解决。由于它大部分操作都是由电脑控制，从而减少了人们用笔在登记表上写下信息的时间，另外，登记表信息可能因为访客的粗心大意，可能造成的字迹不清，信息不全面等情况。不仅如此它还能够减少人工询问访客的麻烦，让访客的心情更好，提升公司或单位的形象。
这些功能内的事都毫无压力，因为访客 机和访客系统是通过扫描的方式进行录入的，不仅信息完整度高，图片也更为清楚，它也可为访客进行拍照并保存，为日后查看资料提供了方便，而且还能保存的更久，方便日后的查找。
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